もうおどおどしない！　ビジネス電話の受け方を完全マスターする

ビジネス電話って本当に緊張しますよね。私の周りには、どちらかというと話し下手な人間が多いのでこの項目については特に身につけたいビジネスマナーだと思っています。もちろん、「電話するだけでなんで緊張するの？」と思われる方も多いでしょうが、できない人にとってのこのビジネス電話は、想像以上にハードルの高いものなのです。

もうおどおどしない！きっちりと基本を身につけていきましょう。

おどおどしない為の電話での対応の基本

• 　電話での話し方は「歯切れよく」「明るく」「要点を明確に」、さらに「簡潔に」が基本となります。
• 　電話をかけるときは、左手で受話器を握り、右手でボタンを押します。メモ用紙と筆記用具を用意します。
• 　事前にメモに用件をまとめておきましょう。話す内容をしっかりと決めておくことで、慌てておどおどすることがなくなります。慣れるまでは、かける前に一連の流れを頭の中でシミュレーションするようにしましょう。
• 　受話器と口の間は、７～１０㎝くらい離します。
• 　また、話すときに右手で電話口を覆うようにして話すと、声が相手にくぐもって聞こえ、聞き取りにくくなりますから、注意しましょう。

おどおどしない為の電話での話し方の基本

＜発音と音量＞

• 地声ではっきりと発生する。
• 姿勢を正しくし、受話器と口の間隔を正しく保つ。

＜表現＞

• 言葉を明瞭に話し、誰にでもわかる標準語を基本に話す。
• 穏やかに、歯切れよく話す。特に語尾をはっきりと話す。

<調子>

• 話す速さ、間の取り方、抑揚。
• 相手の話す調子に気をつけ、相づちの打ち方に注意する。

<要領>

• 話す内容を整理し、かけ直さないで済むように要領良く手短に話す。
• 相手に熱意を伝えるために、要点（ポイント）を強調する。

電話を受ける

• 呼び出し音が鳴ったらすぐに受話器を取る。
• 社用電話のときは「はい。○○課の○○です」、また社外からのときは「はい。○○会社の○○です（ございます）」と対応する。
• 呼び出し音が何回か鳴ってから出るときは、「はい。お待たせいたしました。○○です」などと対応する。
• 「うんうん」「はいはい」などの無駄な言葉を不必要に発しない。
• 午前１０時前には、「おはようございます。○○です」などと対応する。
• 自分が判断できない用件のときは、「私では判断しかねますので上の者に代わります。少々お待ちください」と言葉を添え、すぐに担当者や上司に代わる。

　電話を受けるときはメモを必ず取ることでおどおどしなくて済む

＜メモをとる＞

　先方から伝言を頼まれたとき、また複雑な用事や重要かつ詳細な内容の事項の場合は、必ずその要点のメモをとるようにします。

　特に、金額や個数などの数字、また年月日や時間などを表す数字は、注意して聞いて、聞き誤りのないように、メモをとる習慣をつけます。

<伝言メモ>

• 誰から（会社名・担当者名）
• 誰へ（担当者名）
• 伝言の内容（用件）
• 折り返し先方に電話を入れるか否か
• 電話を受けた日付
• 電話を受けた時間
• 電話を受けた人

　なお、社内や職場で統一した様式がある場合は、その用紙に書き込みます。

待たせるときのマナーとは？

　話の途中で「少々お待ちください」と言って、長く待たせるのは失礼です。その場合でも、長く待たせたときは、「大変お待たせいたしました」と丁寧に告げること。

　さらに、状況によっては、「少し時間がかかる様子ですので、こちらからおかけいたしますが、いかがでしょうか」とか「大変お待たせいたしておりますが、ただいま呼びにいっておりますので、もう少しお待ちいただけますか」と誠意を示すことです。

電話の取り次ぎ方

　電話を取り次ぐ場合は、電話をかけて来た人の会社名とその人の名前、取り次ぎ先をよく確認して取り次ぎます。

• 相手の名前を確認…「○○社○○様ですね」、または名前が聞き取れなかったときは「恐れ入りますが、お名前をもう一度お願いします」。
• 取り次ぎ先を確認…「○○ですね、少々お待ちください」と言ってから、電話を保留にし、受話器を置く。
• 取り次ぐ相手が電話中…「申し訳ございません。あいにくと○○は別の電話に出ておりますが、いかがいたしましぃうか」と尋ねる。
• 取り次ぐ相手が不在のとき…「申し訳ございません。○○はただいま外出しております。いかがいたしましょうか」と丁寧に告げる。