現代のデジタル社会において未だに無くなりそうで無くならないのがFAXですね。もう自宅にFAXがある家もだいぶ少なくなってきたのではないでしょうか？
今時の若い人たちはFAXなんて使ったことがないという人も多いと思います。ビジネスではまだまだFAXを多用する会社も多いので、基本的な部分はしっかりと押さえておきましょう。
FAXでのやり取り
FAXはビジネスには欠かせない道具です。会社間ではもちろん、個人と会社の間でもFAXのやり取りは日常的に行われています。
ただし、FAXでの書類のやり取りにも、礼儀やマナーがありますから、これらをきちんと守りましょう。
書類には、必ず表書き付けて送ります。発信日付、発信時間、送り手の会社名と担当者名（発信元の名前）、宛名（配信先の名前）、件名、そして送信枚数を明確に記します。
送信枚数は、表書きを含めた枚数か、含めない枚数かも明記するとよいでしょう。
なお、重要な書類の場合は、とり急ぎFAXで届けた後に、オリジナルを郵送する必要があるものもあります。
FAXの送り方
ＦＡＸを送るときに、相手に事前に電話で知らせておいたほうがよいケースがあります。下記のような状況の場合、連絡なしに送付すると、相手に対して失礼となったり、急用の場合にはトラブルのもととなるので気をつけましょう。
- 目上の人に送るとき
- 初めての相手または場所に送るとき
- 急用の内容を送るとき
- 重要な内容を送るとき
このよう場合には、事前に電話で「ＦＡＸを送らせていただきますが、よろしいでしょうか」とか、「送りたいものがあるのですが封書のほうがよろしいでしょうか」、あるいは「これから、ＦＡＸを送ります」と、必ず相手の了解や確認をとります。
ＦＡＸを送ったあとや受け取ったあとの処理
＜ＦＡＸを送ったあと＞
番号違いや機械の調子によっては、ＦＡＸが確実に送られないことがあります。重要な内容、急ぎの内容の場合は、間違いなく届いているか、ＦＡＸを送ったあとで相手に確認の電話をするほうが丁寧です。
＜ＦＡＸを受け取ったあと＞
ＦＡＸを受け取ったあとには、折り返し確認の電話をするようにします。
「早速、お送りいただきありがとうございました」とか、「お送りいただきましてありがとうございます。早速検討の上、ご連絡致します」、または「ただいま、受け取りました。ありがとうございます」など。その際、不明な点があれば確認しておきましょう。
ＦＡＸを送るときはこんなことにも注意します
書類などをＦＡＸで送るときは、予想外のことが起こることがありますから、ＦＡＸは次の点によく注意して送りましょう。
・番号を間違えないように送る
自分では、正しく相手にＦＡＸを送ったつもりでも、ＦＡＸ番号の押し間違えで、書類が届いていないことがあります。番号をよく確かめてからスタートボタンを押しましょう。
・細かい文字の書類を送る
細かい文字の書類を送るときは、画質選択の「小さい文字（細かい文字）」というモードで送りましょう。「普通」のモードで送ると小さい文字や、細い線がつぶれてしまい、判読できなくなるときがあるからです。
・イラストや写真を送る
色の違いや濃淡の違いが大切なイラストや写真の場合は、画質選択の「細密」「写真」などのモードにしてから、ＦＡＸを送ります。「普通」のモードで送ると、真っ黒になって届き、イラストや写真の判別ができなくなります。
・１０枚以上の書類を送る
２枚からは通し番号を書きます。ＦＡＸに書類をセットすれば、自動で送れます。
ただし、１０枚以上の書類を送るとき、または異なったサイズの書類を送るときには、途中で紙詰まりを起こすことがあります。この場合は、最後の紙が送られるまでは、そばについて確認する必要があります。
ＦＡＸの便利な機能
ＦＡＸには、いろいろな機能があり、この機能を上手に使いこなすとたいへん便利に利用できます。
次に、ＦＡＸの便利な基本機能について説明します。
- 相手を確認して送る
何件かのＦＡＸ番号を「電話帳」機能にあらかじめ登録しておく。その番号を選んでディスプレイ上で相手名を確認して、ボタンを押す。
- 同じ相手にＦＡＸを送る
最後にかけたＦＡＸ番号が記憶されていますから、ＦＡＸを一度送ろうとしたら話し中で送れなかったときには、改めて資料をセットし、「再ダイヤル」ボタンを押します。
ただし、機能や機能名は、機種によって少し異なることがあります。
ファクシミリ通信ネットによる送受信
ファクシミリ通信ネット（Ｆネット）に加入している場合は、下記のような機能などが利用できます。
- 同じ書類を同時に複数の相手に送る
同じ書類を各支社あてに同時に送ることができます。
- 自動再送信
相手側が通話中のとき、自動的に再送信ができます。
- 「親展」扱いで送る
暗証番号を使ってＦＡＸすると、相手側は他人に見られることなく、原稿を取り出すことができます。見積書などの重要書類の送信に便利です。
- 限られた相手とだけ送受信する
登録した相手同士だけにＦＡＸ送受信ができます。ダイヤル誤操作などによる情報漏れを防ぐことができます。
ＦＡＸを送るときにも臨機応変が大切
- 日常ＦＡＸを送り慣れている会社や個人へなら、ＦＡＸを送る前の電話は、逆に、相手の手をわずらわせることになるので、基本的に必要ありません。
- 目上の人に対しては、「今すぐ見たいからＦＡＸで」と言われない限り、いきなりＦＡＸを送り付けては、失礼になります。
- 手書きの原稿などを送るとき、筆圧や色によっては判読できない場合がありますので、文字を濃くコピーしてから送りましょう。
この場合、送信したあと、電話で確認すると丁寧です。
第三者に見られたくない書類を送るときどうする？
見積書、新規事情計画書、企画書など、金額や重要な事項や企業機密が書いてある書類は、第三者に見られては困ります。そのような重要書類、または個人情報が記載されている書類を、ＦＡＸで送るのは避けましょう。
しかし、どうしてもＦＡＸで送る必要がある場合は、事前に相手に電話して、ＦＡＸのそばで待機していてもらい、確認をしてから送ります。
または、ファクシミリ通信ネット（Ｆネット）に加入している場合は、「親展通信」で送れます。
パソコンからもＦＡＸを送れます
パソコンからも文書をＦＡＸで送ることができます。
使用しているパソコンにモデムがつながれていて（または内臓されていて）そのパソコンにＦＡＸ通信機能のソフトが搭載されている場合に、パソコンで作成した文書は、いったん紙にプリントしなくても、パソコンから直接相手のＦＡＸに送ることができます。
この機能を利用すると、紙詰まりを心配することなく、相手にＦＡＸを送ることができます。
