会社の代表として失礼のないようにしよう
他社を訪問するときは、常に自分の会社を代表しているという自覚が必要です。相手に失礼のないように、立ち居振ふるまいには十分注意しなければなりません。
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他社の訪問は、次の要領で行います。
- 訪問に先立って、商談に必要な資料を整えて、先方の社内事情などの情報も収集しておく。
- アポイントは、電話で済ませることが多いですが、目上の人に約束をとりつける場合など手紙で依頼することもあります。
- アポイントを取る際には、訪問の目的を明確にする。何のために、誰に会いに、誰が訪問するかを相手に告げます。
- アポイントは、先方の都合に合わせて日時を決める。特に先方からの指定がない限り、食事時間帯、勤務時間外は避けるようにします。
- 訪問当日には、商談に必要な会社の説明資料、名刺など、携行する品物を整えておきます。
- 当日は、時間を厳守する。約束時間の５分前には、先方に到着する。何かの理由で遅れる場合は、事前に相手に連絡する。また、途中で交通事情等により、到着が遅れそうなときは、その旨をきちんと連絡します。
ちょっとしたことだけど、こんなことに気をつけよう
- 事前に約束した人以外の人を同伴しないようにします。同伴する場合は、事前に相手の了解を得ておくこと。
- 控え室で待機しているときには、室内を歩き回らないようにします。
- たばこは、相手が吸い始めてから、「失礼します」とひと声かけてから吸うようにします。
- 訪問前にトイレを済ませておくことは常識ですが、商談の途中でもやむを得ない場合は、「失礼します。お手洗いはどちらでしょうか」と断ってから、トイレに行きます。
- 自社では、一人称は男女とも「私」を使いますが、訪問先では会社を代表しているのですから「私ども」「当社では」「当社といたしましては」を使います。
知っておくべき！訪問時のマナー１２項
- 必ず受付を通す。受付では、社名と氏名を告げて名刺を渡し、訪問先の部署、氏名を明確に述べる。コート類は、受付をする前に脱ぎ、左手にかけておく。
- 受付の人の指示に従う。受付の先導なしに、訪問先の社内を歩くときは、私語を慎み、礼儀正しく歩く。
- 応接時間で待つ間は、入口に近い下座に着席し、静かに相手を待つ。ただし、相手に指示されたら、上座でもそこに座る。
- 待つ間にお茶屋コーヒーを出されたら、口をつけてもかまわない。ただし、喫煙は控えるように。
- 相手が応接間に入ってきたら、立ち上がってあいさつする。
- あいさつの際には、名刺を差し出す。
- 自社の同伴者がいる場合は、名刺交換の際に、上司が部下を訪問先に紹介する。
- 名刺交換と紹介が終わったら、相手が着席を促してから座る。
- 無駄な話をせずに、本題に入る。要領良く説明し、要所要所では、相手の了解や納得を確認する。その都度メモをとってもよい。
- 本題が終了したら、あいさつして速やかに退出する。丁寧にお礼の言葉を述べることを忘れないように。
- 退出時に、受付の前では軽く会釈する。
- コート類は、受付を通り過ぎてから着るようにする。
相手と面識がない場合に気をつけること
訪問を希望する会社、または担当者と面識がない場合は、いきなり訪問するのは失礼です。面識がない場合は、誰か適切な人に紹介してもらうか、または事前に手紙や電話で相手の了解を得ておかなくてはなりません。
アポイントをとるときは、訪問の目的を明確に伝えます。例えば、「前もってご連絡させていただきました、○○会社○○担当の○○○でございます。本日はお時間をお取りいただきありがとうございます」と、あいさつをします。
ちなみに、初めて訪問する場合でも、それがビジネスであれば、基本的に手みやげは必要ありません。
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