今回は、自社内での受付と案内のしかたのポイントをおさらいします。
会社のルールによって、様々違うでしょうが基本を押さえて臨機応変に対応しましょう。自分は受付係じゃないからとお客様を無視するような事のないように心がけましょう。
私の以前の会社では、そうい対応を頻繁に目撃しました。確かに受付担当でない作業者に取って来客応対の時間は、作業時間のロスにしかならないというのもわかります。
でもお客様にとっては、社内の人は皆同じ会社の人なのです。
いつでも気持ち良く応対できるようにポイントをしっかり押さえて行動しましょう。小さな評価の積み重ねが大きな仕事の契約につながることもあります。
反対に、小さいな無礼がきっかけで契約破談になってしまうこともありうるのです。
どんな来客も気持ちよく迎える
受付での印象は、そのまま会社の印象となります。来客に不愉快な思いをさせないように、だれに対しても丁寧に、礼儀正しく接しましょう。あらかじめ来訪がわかってい
た相手には、「お待ちしておりました」とにこやかにひと言添えると、感じがいいものです。
受付がない会社では気づいた人が応対
受付係のいない会社では、来客に気づいた人がすみやかに応対することを徹底させましょう。来客に気づいたにもかかわらず、ほかのだれかが応対するだろうと知らん顔しているようでは困ります。
また、担当者に取り次ぐとき、大声で「○○さーん」と呼ぶのも、来客に対して失礼なので避けます。
受付の応対と心得
来客が到着したら笑顔で、「いらっしゃいませ。」会社名、名前、用件、アポイントメントの有無を聞いたら、会社名と名前を復唱して確認。担当者に取り次ぐ。
取り次いだ担当者がなかなか来ない場合は、再度連絡してどのくらいかかるか聞き、来客に率直に事情を話して待ってもらえるかをたずねる。
来客が重なったときは、先着順に案内する。待ってもらう来客には「恐れ入りますが、少々お待ちいただけますか」と声をかける
案内するときのポイントは来客への気づかい
受付から応接室へ来客を案内するときは、「どうぞこちらへ」とまず手のひら全体で行く方向を示し、それから先導します。このとき、来客の２、３歩ななめ前を、背中を向けないようにして歩くのが原則で、相手の歩調に合わせる配慮も必要です。
廊下を曲がるときは、いったん止まって「こちらでございます」と方向を指示し、階段では「お足もとにご注意ください」と声をかけます。常に相手を気づかうことが、案内の基本です。
