客先訪問って緊張しますよね
慣れたところならいいんですが、初めて伺うときは、毎回同じように緊張してしまいます。基本的なことになりますが、改めておさらいしておきましょう。
訪問の際はアポを取りましょう
ビジネスでは、アポイントメントのない訪問はルール違反です。他社を訪問すると決まったら、事前に連絡して約束をとりつけます。
訪問の約束を交わすのは電話でかまいませんが、重要な要件の場合はまず文書で面談を申し入れ、後日電話で確約をとります。
約束した日から訪問日まで日数があるときは、前日に確認の電話を入れましょう。
訪問までの流れと注意事項
①アポイントメントを取る
・相手に訪問の目的、日時、場所、面談の所要時間、訪問する人数と名前などを伝え、都合をたずねる。
・相手からしてされた日時に、できるだけ合わせる。
日時の指定をまかされたら、早朝や昼休み時間、終業時間後ははずす
・面談場所を外にする場合は、トラブルが起きたときのことを考えて、電話連絡をつけやすいところにする
②訪問に向けて準備する
・面談に必要な書類や資料をそろえ、話し合いの内容について検討しておく
・初めて訪問する会社なら、経営方針、主な取引先、担当者の肩書などについて調べておく
・訪問先の場所、交通機関、到着までの所要時間を確認しておく
・訪問日の前日、面談の約束を確認する電話をかける
③出発前にチェックする
・持参する書類や資料、自分の名刺の枚数、手帳や筆記用具などをチェックする
・服装や髪の乱れ、靴の汚れなどをチェックする
・車で行く場合、道路が渋滞していないか、道路情報などでチェックする
上司に同行するときは相手を立てる気配りを
上司と一緒に他社を訪問するときは、部下として上司を引き立てることを忘れてはいけません。オフィスで気楽な口をきいていたとしても、人前で上司に話しかけるときは敬語を使い、上司が椅子に座るまでは自分も座らないようにします。また、打ち合わせ用の書類や資料なども、上司に持たせないよう気を配ります。
上司と部下のいい関係が、相手側に好印象を与えることは言うまでもありません。
約束の時間に遅れるときは一刻も早く連絡を！
訪問当日、思わぬアクシデントで遅刻しそうなときは、一刻も早く担当者にその旨を伝えて了解を得ましょう。約束時間を過ぎてからの連絡では、相手の予定を狂わせることになります。
連絡を入れるときは、予想できる到着時間も伝えますが、相手の都合が悪いときは改めて日時を指定してもらいます。遅れた原因が自分にない場合でも、相手には丁重にお詫びしましょう。
