客先に訪問時のマナー　到着時のポイントと知っておきたい事

訪問先に到着したらまず確認

受付で名乗る前に身だしなみを整える

　訪問先に着いたら、受付で取り次ぎを頼む前に、身だしなみをチェックします。風の強い日だと髪が乱れていたり、暑い日だと顔中汗だらけということもあるものです。通行のじゃまにならないところで、素早く直しましょう。

　コート類も、この時点で脱ぎ、腕にかけて持ちます。

　こうしたことは、受付がない場合でも同様です。コートを着たまま担当者の席をたずねるようなことは避けましょう。

取り次ぎの頼み方

■受付があるとき

• 自分の会社名、名前（部署名）、約束の有無、取り次いでもらいたい人の名前（部署名）を伝える。「○○社の○○と申します。○時のお約束で営業部の○○さんとお会いすることになっておりますので、お取り次ぎをお願いします」など
• 取り次ぎを頼んだら、あとは受付の指示に従う

■受付がないとき

• 受付に社内電話が設置されている会社では、担当者の名前を社内番号簿でさがして電話をかける。担当者以外の人が出たら、名乗って取り次いでもらいたい人の名前を伝える。
•  直接相手の部署をたずねる場合、入口に近い席の人に自分の会社名と名前を告げ、取り次ぎを依頼する。
• 個人宅と訪問するときは玄関先で失礼する
• 会社の用件で個人宅を訪問する場合も、電話をかけて相手の都合を確かめてから伺います。
• 到着したら、書類を届けるといった簡単な用事のときでも、外でコートを脱いでからチャイムを鳴らします。
• 込み入った用事は別として、普通の用事なら玄関先ですませるのが原則です。手土産は、すぐ失礼する場合が必要ありません。

応接室での待ち方とマナー

• 灰皿があっても、待つ間の喫煙は遠慮する
• 座る椅子を指示されないときは、ドアに近い下座に座る
• コートは椅子の背にかけ、持ち物は足元に置く
• 持参した書類、資料などはすぐに出せるよう準備しておく
• 面談が中断されないよう携帯電話のスイッチを切っておく
• あいさつに備えて、名刺をすぐ出せる状態にしておく

担当者が不在のとき

　訪問したら担当者が外出中という場合、それほど込み入った用件でなければ、受付や同じ課の人に伝言を依頼します。その際、自分の名刺を渡し、相手の名前も確認しましょう。さらに、間違いなく用件が伝わっているか、担当者が戻ったころに電話で確認します。

　担当者との打ち合わせが必要な場合は、帰社予定時刻を聞いたうえで上司に電話し、指示を仰ぎます。